1. Chức năng:
Là đầu mối quản lý, tham mưu giúp việc Lãnh đạo Trung tâm trong công tác kế hoạch, quản lý tài sản, vật tư Trung tâm, theo dõi tổng hợp, lập báo cáo kế hoạch, ngắn hạn, dài hạn và tham mưu trong công tác hoạch toán kế toán, công tác tài chính, theo dõi thống kê, lập báo cáo tài chính, quyết toán định kỳ theo qui định, kế hoạch tài chính.
Thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm công tác quản lý lao động tiền lương, nội vụ, hành chính tổng hợp, quản trị, lễ tân, truyền thông, quan hệ với địa phương, văn hóa – thể thao, quản lý điều phối phương tiện ô tô, an ninh, bảo vệ,v.v…
2. Nhiệm vụ:
- Tham mưu xây dựng các đề án kế hoạch kinh doanh hàng năm, 5 năm và dài hạn của Trung tâm. Trong đó: Trực tiếp lập kế hoạch các hợp đồng dịch vụ, nghiên cứu chuyển giao khoa học Công nghệ.
- Tham mưu giao kế hoạch cho các phòng thuộc Trung tâm, theo dõi, kiểm tra, việc thực hiện các hợp đồng kinh tế khác theo nhiệm vụ được phân công.
- Tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Trung tâm tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng tháng, quý, năm của Trung tâm.
- Tổ chức lập, theo dõi kế hoạch chi phí hoạt động hằng quý, năm của Trung tâm.
- Chủ trì công tác sửa chữa tài sản, các trang thiết bị của Trung tâm (tuân thủ đơn giá, các thủ tục hợp đồng, nghiệm thu thanh toán, thanh lý hợp đồng theo quy định của Viện, Tập đoàn và pháp luật của Nhà nước).
- Chủ trì công tác thanh lý tài sản, thiết bị của Trung tâm (nếu có).
- Công tác kiểm soát chi phí và quản lý giá
- Tham mưu, lập kế hoạch và tổ chức giao, hướng dẫn, kiểm tra, nghiệm thu, quyết toán khoán chi phí cho các phòng.
- Tham mưu, xây dựng, đơn giá kiểm định thiết bị, hiệu chuẩn, sửa chữa đầu đo, phân tích mẫu than, khí và các đơn giá dịch vụ, sản phẩm khác do Trung tâm quản lý.
- Tham mưu, tổ chức xây dựng định mức sử dụng vật tư chủ yếu trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của Trung tâm.
- Tham mưu, đề xuất các biện pháp, giải quyết để tăng cường quản trị chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
- Phối hợp với Viện thẩm định các dự án đầu tư mua sắm trang thiết bị, tài sản, sửa chữa lớn nhằm kiểm soát chi phí chung của toàn Trung tâm.
- Hướng dẫn, kiểm tra, phân tích tình hình thực tế công tác quản lý chi phí, giá thành, giá mua, giá bán; công tác triển khai giao khoán chi phí của các phòng trong Trung tâm từ đó đề xuất Lãnh đạo các biện pháp điều hành và quản trị chi phí đạt hiệu quả cao nhất.
- Là đầu mối cung cấp các số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm để báo cáo Viện.
- Là đầu mối lập kế hoạch mua sắm vật tư theo đề xuất của các phòng và định hướng của lãnh đạo Trung tâm.
- Tham mưu và thực hiện mua sắm thiết bị vật tư, thực hiện các thủ tục mua sắm theo quy định của Viện, Tập đoàn và các văn bản pháp luật của Nhà nước.
- Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm sắp xếp tổ chức và ban hành chức năng, nhiệm vụ, quy định về mô hình tổ chức, hoạt động của các phòng.
- Đề xuất và tổ chức thực hiện công tác cán bộ trong Trung tâm theo phân cấp được quy định trong Quy chế quản lý cán bộ của Viện KHCN Mỏ.
- Tham mưu xây dựng, điều chỉnh các Quyết định phân công nhiệm vụ trong ban Giám đốc và ban hành các văn bản ủy quyền Lãnh đạo, điều hành theo định hướng của Giám đốc Trung tâm.
- Thực hiện công tác điều động, luân chuyển nội bộ trong Trung tâm và theo dõi thời hạn bổ nhiệm cán bộ, bổ nhiệm lại, quy hoạch, đào tạo, đánh giá nhận xét cán bộ, kiểm điểm, nâng bậc lương, kê khai tài sản.
- Phối hợp với ban thanh tra nhân dân giải quyết đơn, thư khiếu nại, tố cáo đối với cán bộ thuộc diện Trung tâm quản lý.
- Phối hợp với các phòng hướng dẫn theo dõi kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng các tập sự viên, lao động thử việc tại Trung tâm.
- Tổ chức các đợt kiểm tra, sát hạch đối với các tập sự viên tại Trung tâm trước khi Viện thi tuyển dụng chính thức.
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý lao động và tiền lương của Trung tâm, gồm các nghiệp vụ: Lập kế hoạch sử dụng lao động, tuyển dụng lao động và các hợp đồng lao động cung ứng dịch vụ, phân loại lao động, xử lý lao động dôi dư, đổi mới cơ cấu lao động, giải quyết tranh chấp lao động theo phân cấp.
- Đề xuất các cơ chế, chính sách về quản lý lao động, tiền lương của Trung tâm. Là đầu mối trình các vấn đề có liên quan đến pháp luật về lao động trong toàn Trung tâm.
- Xây dựng thỏa ước lao động tập thể, nội Quy lao động và phối hợp với Công đoàn Trung tâm tổ chức Hội nghị người lao động của Trung tâm hằng năm theo định hướng của Lãnh đạo Trung tâm và Viện KHCN Mỏ.
- Kiểm tra, phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý lao động, tiền lương trong Trung tâm và đề xuất các giải pháp nhằm tăng năng xuất lao động và nâng cao thu nhập cho người lao động của Trung tâm.
- Theo dõi và đề xuất đăng ký điều dưỡng, phục hồi chức năng, điều trị bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên của Trung tâm theo hướng dẫn của Viện KHCN Mỏ.
- Công tác quản lý chất lượng: Là đầu mối đôn đốc thực hiện công tác đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng phòng thí nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005. Là đầu mối thông báo thực hiện việc đánh giá giám sát, đánh giá lại hệ thống quản lý chất lượng trong Trung tâm. Tham mưu xây dựng hồ sơ thủ tục, sổ tay chất lượng, biểu mẫu….theo quy định hệ thống quản lý chất lượng của văn phòng công nhận chất lượng và định hướng của Lãnh đạo Trung tâm.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị do lãnh đạo Trung tâm chủ trì và thông báo kết luận các cuộc họp, hội nghị. Chuẩn bị nội dung cho các cuộc làm việc của lãnh đạo Trung tâm với cấp trên, đối tác, bạn hàng theo định hướng của Giám đốc.
- Giúp việc Giám đốc trong quá trình chỉ đạo, điều hành công việc và xử lý văn bản.
- Tông hợp lịch làm việc hằng tuần của lãnh đạo Trung tâm.
- Theo dõi, đôn đốc các phòng thực hiện công việc theo ý kiến chỉ đạo trực tiếp hoặc bút phê của Giám đốc hoặc kế hoạch công tác được Giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức tiếp nhận, phân phối và xử lý công văn, tài liệu đến và tiếp nhận, làm thủ tục phát hành công văn tài liệu đi theo đúng quy trình nghiệp vụ.
- Tổ chức sử dụng, quản lý con dấu của Trung tâm.
- Tổ chức tiếp nhận, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho lãnh đạo và người lao động Trung tâm. Xác nhận giấy đi đường cho cán bộ các đơn vị khác đến Trung tâm làm việc.
- Thực hiện công tác sao y bản chính các văn bản, tài liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
- Quản trị hoạt động của hệ thống điều hành hỗ trợ tác nghiệp (Selab Nelatoffice 8.0) của Trung tâm; Tiếp nhận quản lý và gửi công văn, thông báo trên hệ thống liên thông giữa các phòng trong Trung tâm (Hệ thống gửi/ nhận file mềm; hệ thống cơ sở quản lý dữ liệu theo dõi…).
- Quản lý xe ô tô, phương tiện đi lại, đảm bảo các điều kiện làm việc của Trung tâm.
- Chủ trì điều phối, sắp xếp và kết hợp với các phòng sử dụng xe ô tô đi công tác sao cho hợp lý, có hiệu quả nhất.
- Chủ trì và phối hợp với phòng Phát triển HTQT đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống mạng phục vụ công tác quản lý, điều hành của Trung tâm.
- Chủ trì và phối hợp với phòng Kiểm định thiết bị phòng nổ đảm bảo hệ thống điện, nước phục vụ công việc nghiên cứu khoa học công nghệ, sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
- Phối hợp với Công đoàn, Đoàn thanh niên, Nữ công của Trung tâm tổ chức các hoạt động văn hóa – thể thao, tham quan, nghỉ mát, và các sự kiện khác của Trung tâm.
- Theo dõi, hướng dẫn kiểm tra công tác quản lý nhà tập thể, nhà ăn, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng chống tác hại của thuốc lá trong Trung tâm.
- Bảo vệ an ninh, tài sản và PCCC tại trụ sở Trung tâm. Vệ sinh cơ quan, môi trường tại Trung tâm.
- Phối hợp cùng Công đoàn, đoàn Thanh niên tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao (VHTT) do Trung tâm chủ trì hoặc Công đoàn chủ trì.
- Là thường trực Hội đồng VHTT của Trung tâm để thực hiện các kế hoạch, nội dung hoạt động, phối hợp hoạt động giữa Viện KHCN Mỏ và giao lưu với các đơn vị khác.
- Là thường trực Hội đồng thi đua – Khen thưởng của Trung tâm. Đề xuất và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong Trung tâm, gồm các nghiệp vụ: Phát động thi đua hằng năm, thi đua theo chuyên đề và tổng kết các phong trào thi đua; Tổng hợp, đề xuất, trình cấp có thẩm quyền quyệt các hình thức khen thưởng theo thi đua, khen thưởng các tập thể và cá nhân trong Trung tâm; thẩm định, trình lãnh đạo Trung tâm duyệt khen thưởng các hình thức thi đua của nội bộ Trung tâm. Là đầu mối thông báo hướng dẫn, đăng ký thi đua hằng quý, năm theo quy định hướng dẫn của Lãnh đạo Trung tâm và Viện KHCN Mỏ. Phối hợp với Công đoàn xây dựng các quy định về thi đua, khen thưởng theo các chuyên đề thuộc lĩnh vực chuyên môn của Trung tâm.
